Канцелярия

Отдел организации и ведения делопроизводства является самостоятельным структурным подразделением Государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Южно-Уральский государственный институт искусств имени П.И. Чайковского» и непосредственно подчиняется проректору по управлению персоналом и воспитательной работе.
         
В своей деятельности отдел организации и ведения делопроизводства руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, Уставом института, Коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением об отделе организации и ведения делопроизводства, должностными инструкциями, приказами ректора института, распоряжениями проректора по управлению персоналом и воспитательной деятельности, нормативно-правовыми актами и методическими материалами в области делопроизводства и архивного дела.

К основным целям и задачам деятельности отдела организации и ведения делопроизводства относится:

1. Распределение документопотока института:

• поступающая документация (входящая);
• отправляемая документация (исходящая);
• внутренняя документация.

2. Доставка и отправка документов средствами почтовой связи
3. и электросвязи.
4. Первичная обработка, регистрация, предварительное рассмотрение, передача руководителю на рассмотрение, передача исполнителям и после исполнения размещение в дела документов поступающих в институт.
5. Первичная обработка поступивших в институт документов
6. и распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
7. Регистрация в день поступления документов, а создаваемых –
8. в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
9. Регистрация и формирование в дела обращений граждан отдельно от других документов института.
10. Передача на рассмотрение зарегистрированных документов руководителю института или по решению руководителя иным должностным лицам. Документы с указаниями по исполнению передаются исполнителям.
11. Направление подлинника документа в структурное подразделение института, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.
12. Осуществление проверки правильности оформления документов, комплектности документов и соответствия количества экземпляров документов списку рассылки. Возвращение неправильно оформленных документов исполнителю.
13. Отправка документов в день их регистрации или на следующий рабочий день.
14. Распределение документов по структурным подразделениям института.
15. Учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Обобщение, анализ и представление данные о количестве документов руководителю института в установленном порядке.